jabatan baru

 

Jika ada posisi yang menjadi ambisi irma di kantor, itu adalah certifier.  Certifier adalah orang yang memutuskan apakah sertifikat dapat diterbitkan berdasarkan laporan auditor.  Penerbitan sertifikat ini diatur oleh prosedur internal yang harus taat ketentuan badan akreditasi dan standar internasional.  Certifier berhak menolak hasil pekerjaan auditor jika tidak sesuai dengan kriteria-kriteria tersebut.  Dengan kata lain, sertifikat tidak dapat diterbitkan.  Tidak tertutup kemungkinan harus dilakukan audit ulang.  Certifier yang baik bukan hanya sekedar memeriksa kerjaan auditor, patuh peraturan, tapi ia juga harus bisa memberikan masukan kepada auditor untuk memperbaiki kinerjanya.  Ia juga harus terus-menerus memperbaharui pengetahuannya tentang sertifikasi, akreditasi, dan hal-hal yang berhubungan dengan para client.  Baik client yang telah memiliki sertifikat ataupun yang baru mengajukan permohonan penerbitan sertifikat.

 

irma berteman cukup akrab dengan certifier pertama yang dimiliki kantor.  Juga wakilnya yang merupakan certifier kedua.  Jadi irma cukup tau tentang pekerjaannya certifier.  Tidak jarang irma menjadi tempat bertanya rekan-rekan auditor lain jika laporan mereka dikembalikan certifier.  Mereka bertanya seperti apa laporan yang bagus itu, gimana prosedurnya, dan seperti apa ketentuannya badan akreditasi.  Abis, certifier tersebut kadang kala jutek kalau moodnya lagi jelek jadi mereka segan bertanya kepadanya.  Padahal kalau teman-teman irma itu rajin melongok database dan master file, semua informasi yang mereka butuhkan ada di sana.

 

Lima tahun yang lalu certifier kami yang pertama cabut.  Sebulan kemudian certifier kedua menyusul.  Seorang senior auditor menggantikan posisinya.  Kita sebut saja ia certifier ketiga.  Memang salah satu persyaratan untuk menjadi certifier adalah senior auditor.  Certifier yang baru ini juga seringkali bertanya-tanya kepada irma.   Saat beban pekerjaannya bertambah karena jumlah client semakin banyak, ia mengajukan kepada management agar irma diangkat sebagai certifier.  Karena seperti yang pernah ia bilang bahkan dipaparkannya dalam forum auditor experience exchange (AEE), bahwa selama ini yang selalu bikin laporan dengan benar adalah irma.  Jarang sekali laporan irma ditolak olehnya.  Kalaupun ada laporan yang ia kembalikan, irma segera memperbaikinya.  Bahkan pada AEE terakhir di bulan Agustus lalu, certifier tersebut bilang, ‘Kalau Ibu Irma memasukkan laporan, saya tidak perlu memeriksanya secara detil dan satu per satu.  Karena berdasarkan laporannya selama ini saya sudah tau kualitas pekerjaannya.’  Sebuah pujian manis atas masa pengabdian irma selama delapan tahun di kantor ini.  Sekaligus juga beban karena irma harus mempertahankan kinerja tersebut.  Bahkan meningkatkannya.

 

Tapi management memilih auditor lain untuk menjadi certifier (berarti dia certifier keempat ya), seseorang yang baru dua tahun menjadi auditor.  Cuma setengah dari masa kerja irma (waktu itu pengajuan penambahan certifier di tahun 2005).  Terus terang irma merasa kecewa dengan keputusan management tersebut.  Karena irma tau bahwa sebenarnya irma yang lebih tepat menduduki jabatan tersebut.  Rekan-rekan auditor yang lain pun bilang begitu.  Tapi management kan punya pertimbangan lain.  Hingga sekarang irma mengira bahwa keputusan irma untuk menolak jadi auditor otomotif merupakan citra buruk irma di mata management.  Atau mungkin juga idealisme irma dalam bekerja.  Tidak segan-segan irma menolak project yang bermasalah, ‘Maaf, saya tidak bisa kerjakan ini karena saya tau ini salah.  Silakan cari auditor lain.’  Jadi, gimana nggak jelek irma di mata management ??

 

Ya sudah, management sudah memutuskan maka irma harus mematuhi.  Kalau orana Medan bilang, ‘Awak ini apalah.’  Maksudnya irma nggak punya kuasa untuk menolak keputusan tersebut.  Sudah diketahui umum bahwa pimpinan akan memilih orang yang ia sukai, belum tentu orang yang bisa bekerja (dengan benar).  Jadi irma tetap bekerja sebaik-baiknya sebagai auditor sesuai prosedur dan ketentuan akreditasi.  Rasa kesal dan kekecewaan terhadap management kantor irma hilangkan dengan cara melakukan kesukaan irma.  Maka jadilah irma punya blog ini.

 

Bulan Mei lalu certifier keempat cabut dari kantor.  Eh sebenarnya dia nggak pernah jadi certifier kok.  Memang setelah diputuskan management bahwa ia diangkat menjadi certifier  di tahun 2005 itu, ia diberi training.  Tapi hingga keluar ia tidak pernah diangkat menjadi certifier.  Wewenang penerbitan sertifikat tetap dipegang oleh certifier ketiga.  Nggak tau kenapa.  Tapi tebakan rekan-rekan auditor sih, certifier ketiga nggak sreg dengan kerjaannya.  Jadi kerjaan certifier tetap dia kerjakan sendiri.  Maka terseok-seoklah ia bekerja karena overload.

 

Setelah AEE di bulan Agustus kemarin, kembali certifier ketiga mengajukan ke management agar irma diangkat menjadi certifier.  Lamaaaaaa management menimbang-nimbang.  Akhirnya saat management meeting bulan November lalu management menyetujui usulan certifier ketiga tersebut.  Program training segera disiapkan untuk irma.  Karena jadwal audit lagi padat-padatnya menjelang akhir tahun ini, maka training akan dilaksanakan minggu terakhir Desember saat libur Natal dan 1 Muharram.  Hiks, sedih.  Orang lain pada libur looooong weekend, irma malah masuk kelas dan belajar.

 

Hari Jumat lalu waktu lagi jeda audit menjelang sholat Jumat, certifier menelpon irma.  Ia menyampaikan hasil management meeting yang baru selesai diikutinya.  Dia bilang, ‘Bu, nanti kan Ibu akan jadi certifier ya.  Tadi aku udah bahas sama PresDir, gimana kalau Ibu jadi QMM juga ?’

 

Glek.  QMM ?  QMM adalah Quality Management Manager.  Cakupan tugasnya jauh lebih luas daripada certifier.  Ia harus memastikan sistem berjalan.  Bukan hanya dalam penerbitan sertifikat tapi seluruh produk kantor kami.  Ia harus mengawasi dan mengevaluasi penerapan prosedur.  Ibarat polisi yang mengawasi lalu lintas.  Jika ada pengendara yang melanggar peraturan, polisi akan menerbitkan surat tilang.  Di kantor kami jika ada penyimpangan prosedur, maka QMM akan menerbitkan CAR (Corrective Action Report).  Jika banyak terjadi kecelakaan, polisi bisa saja mengajukan amandemen peraturan lalu lintas ke Dinas Perhubungan Darat.  Di kantor kami jika banyak terjadi penyimpangan prosedur, maka QMM akan meninjau apakah prosedur perlu diperbaiki.  Tentu tanpa mengabaikan aturan dan ketentuan badan akreditasi atau standar internasional.

 

Berdasarkan pengalaman, QMM seringkali mengalami friksi dengan bagian Operasional dan Marketing.  Ibarat di pabrik, QC tidak dapat melepas produk karena tidak sesuai standar tapi Produksi dan Marketing memaksa harus dilepas demi memenuhi target atau order.  Bukan hal aneh terjadi perdebatan sengit antara ketiga bagian tersebut, seperti kerap kali Wahyudi alami di pabrik tempat ia bekerja.  Kadang irma pikir, friksi antara QMM, Operasional dan Marketing yang membuat certifier pertama kami cabut.  Ia juga menjabat sebagai QMM.

 

Dan sekarang PresDir memutuskan irma yang akan ditunjuk sebagai QMM.  Saat irma tanyakan alasannya, certifier hanya bilang, ‘Ya Bu, sebenarnya selama ini jabatan QMM dipegang oleh saya dan … (ia menyebut nama seorang auditor), tapi saya perhatikan apa yang saya suruh ia lakukan nggak dikerjakannya juga.  Jadi akhirnya tetap aja saya sendirian.  Makanya kerjaan saya keteteran terus.  Lebih baik ia dikembalikan sebagai auditor saja, dan saya memilih Bu Irma sebagai QMM.  Saya rasa saya bisa bekerja sama lebih baik dengan Bu Irma.’

 

Sebuah pujian lagi darinya.  Menyenangkan memang.  Tapi apakah management setuju, mengingat citra jelek yang selama ini irma sandang karena menolak kerjaan dan project bermasalah ?

 

‘Nggak kok Bu, malah PresDir mendukung,’ jawab certifier.  Ya gimana nggak mendukung, terutama setelah ia melihat sendiri bagaimana special irma di mata client yang juga temannya.  Kadang penilaian atau rekomendasi dari orang lain lebih berpengaruh daripada pengamatan sendiri.

 

Jadi certifier dan QMM sekaligus, merupakan suatu tantangan menarik untuk dicoba.  Memang beban kerjaan bertambah, tapi sisi positifnya adalah irma nggak akan terlalu banyak pergi audit.  Mungkin hanya sesekali dalam tiap bulannya.  Kecuali saat jadwal audit padat seperti akhir tahun begini ya semua auditor harus turun bahkan PresDir juga.  Pekerjaan certifier dan QMM lebih banyak dilakukan di kantor.  Atau on-line dari rumah.  Sepertinya pas banget dengan kehidupan berumah tangga.  irma memang pernah bilang (pada diri sendiri), kalau udah menikah nanti irma nggak mau terlalu banyak traveling untuk urusan pekerjaan.  Travelingnya sama pasangan aja, untuk bersenang-senang.

 

Tapi ada pula sisi negatifnya.  Yah, setiap kerjaan kan ada enak dan nggak enaknya.  Tinggal bagaimana kita beradaptasi dan mengatasinya.  Dan sisi negatif terdekat yang akan segera irma hadapi adalah akhir tahun nanti irma harus mengikuti National Management Meeting (NMM).  Bukan cuma sehari tapi tiga hari.  Mengevaluasi kinerja selama setahun, merumuskan target untuk tahun depan, dan menyusun strategi beserta perencanaan untuk mencapai target tersebut.  Belum lagi perdebatan antar departemen mengenai kesepakatan standar kerja.  Makanya nggak heran meeting berlangsung sampai larut malam.  Hih, alangkah tidak menyenangkannya.  Saat orang lain berlibur atau merayakan tahun baru, irma malah dikarantina untuk NMM.  Dooohhh … benar-benar akhir tahun dan awal tahun yang tidak menyenangkan.